Protokolle hinzufügen


Wählen Sie den in der horizontalen Menüleiste unter “Protokolle” im Untermenü „Protokolle anzeigen“ 1 aus. So gelangen Sie in die Übersicht aller vorhandenen Protokolle. Um ein neues Protokoll zu erstellen, klicken Sie rechts auf den Button „+ Protokoll hinzufügen“ 2. Zu Beginn haben Sie die Wahl ein Protokoll mit einem vorhanden Protokollkreis zu erstellen oder, falls Sie spontan eine Sitzung protokollieren wollen, eine Freie Sitzung zu wählen. Hierzu ist kein Protokollkreis notwendig.


Atlassian JIRA - Protokoll hinzufügen


Nun sehen Sie das Formular “Protokoll hinzufügen“. Hier können Sie alle notwendigen Parameter festlegen:
Protokollkreis 1, Name 2, Sprache 3, Datum und Uhrzeit 4, Ort 5 und Protokollant 6.
Außerdem können Sie entscheiden, wie Anlagen im PDF behandelt werden 7. Anlagen können Sie entweder direkt dem PDF anhängen oder verlinken. Ob eine Benachrichtigung 8 nach Abschluss des Protokolls an alle Teilnehmer versendet wird, können Sie hier ebenfalls festlegen. So wird nach Fertigstellung automatisch an alle Teilnehmer und Protokollkreis-Mitglieder das fertige Protokoll als PDF per Mail gesendet.
Sobald Sie einen „Protokollkreis für Aufgabenverwaltung“ ausgewählt haben, werden alle Informationen (Zeit, Ort, Teilnehmer usw.) automatisch aus dem Protokollkreis ins Protokoll übertragen. Als „Protokollant“ 6 kann nur ein Benutzer festgelegt werden, dem im jeweiligen Projekt die Rolle des Sekretärs zugewiesen wurde.

Klicken Sie nun auf „Weiter“ 9.

AgileMinutes - Protokoll / Besprechung hinzufügen (Name, Protokollkreisauswahl, Sprache, Datum, Uhrzeit, Ort, Protokollant)

Das Hinzufügen von Protokollteilnehmer/-verteiler und externen Protokollteilnehmer/-verteiler funktioniert auf dieselbe Weise wie das Hinzufügen von Protokollteilnehmer/-verteiler zu den Protokollkreisen. Klicken Sie nun auf „Absenden“ 1 um das Erstellen des Protokolls zu beenden.



AgileMinutes - Protokoll / Besprechnung hinzufügen (Teilnehmer, Verteiler)



AgileMinutes - Protokoll / Besprechnung hinzufügen (Teilnehmer, Verteiler)

Das neue Protokoll erscheint nun in der Übersicht, wo es weiter bearbeitet werden kann. Um ein Protokoll zu bearbeiten, klicken Sie auf den „Bleistift“-Button 1 in der Spalte „Funktionen“.



AgileMinutes - Protokolle / Besprechungen Überblick



Protokolle bearbeiten



Nun sehen Sie das Formular “Protokoll bearbeiten”. Hier können Sie die Daten von Ihrem Protokoll in den drei Registern „Metadaten“ 1, „Themen“ 2 und „Anlagen“ 3 bearbeiten. Im Register „Metadaten“ können alle Daten bearbeitet werden, die Sie beim Anlegen des Protokolls eingegeben haben.





AgileMinutes - Protokoll / Besprechung bearbeiten


Im Register “Themen” besteht die Möglichkeit alle Themen der jeweiligen Sitzung zu bearbeiten. Um ein neues Thema anzulegen, klicken Sie auf den „Thema hinzufügen“-Button 1.

AgileMinutes - Protokoll bearbeiten - Themen Tab - Hinzufügen von Themen / Unterpunkten

Nun erscheint ein Formular in dem Sie ein Thema bearbeiten können. Klicken Sie auf den „Plus“-Button 2, um diesem Thema einen neuen Unterpunkt 3 hinzuzufügen und auf den „Papierkorb“-Button 4, um dieses Thema zu löschen. Es besteht die Möglichkeit, dem Unterpunkt eine Beschreibung 5 hinzuzufügen, sowie andere Informationen zu spezifizieren. Zum Beispiel können Sie neben dem Vorgangstyp 6, dem Bearbeiter 7 und weiteren beteiligten Personen auch Fälligkeitsdatum 8 und einen Anhang 9 festlegen. Zudem können die Themen und Unterpunkte entweder flexibel per Drag&Drop verschoben und neu angeordnet werden oder mit Hilfe eines Drop-down-Menüs dem gewünschte Thema zugeordnet werden. Als Bearbeiter kann nur ein Benutzer festgelegt werden, der die Bearbeiter-Rechte für das jeweilige Projekt besitzt. Dies ist jedoch nur in den Rollen Administrator oder Developer. Genauere Informationen erhalten Sie unter Vorgangstypen und im nachfolgenden Abschnitt.

AgileMinutes - Themen Tab - Hinzufügen von Themen, Unterpunkten, Anlagen, Auswahl von Benutzern, Fälligkeitsdatum, weitere Bearbeiter, Vorgangstyp
Wenn Sie ein verschlüsseltes PDF anhängen wollen, dann erscheint eine Fehlermeldung 11. Das verschlüsselte PDF wird dann unabhängig der Sitzungseinstellungen als Verlinkung an das Protokoll angehängt.

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Erstellte Vorgänge werden erst beim Abschluss des Protokolls in das JIRA-System exportiert. Dies geschieht zudem lediglich bei denjenigen Vorgangstypen, denen in den Projekteinstellungen ein entsprechender JIRA-Vorgangstyp zugeordnet ist.

Im Feld “Typ” des oben beschriebenen Registers „Themen“ können Sie zwischen “Information”, “Entwurf”, “Termin” und “Aufgabe” wählen. Abhängig vom ausgewählten Vorgangstyp gibt es verschiedene Pflichtfelder.

Vorgangstypen
Wenn alle Themen angelegt und die Vorgangstypen für jedes Thema spezifiziert sind, klicken Sie auf den Button „Protokoll abschließen“ 1 und bestätigen Sie dann die Frage des Systems mit „Ja“. Siehe auch Protokoll fertigstellen (PDF Export)


AgileMinutes - Abschließen von Protokollen (Erstellung PDF Version)

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